海外の商談では、議事録を残す習慣がない企業が多いです
工業製品や機械製品など仕様決めが必要な製品は、お客様のところに行って具体的な仕様や条件を取り決める場合が多くあります。
海外の商談も、基本は日本と同じで、購買責任者、技術者、現場作業者など関係者が出席します。話す内容も、仕様、納期、操作方法、価格、納期など仕事に関係することが中心なので片言の英語が使えれば十分に意思疎通ができます。
ただ、注意しなければならないことがあります！それは、海外のお客様の多くが会議全体の議事録を残す習慣を持っていないということです。購買責任者は、価格と納期についてだけ自分のノートに書き、技術者は仕様について、現場作業者は操作方法だけをメモします。
それぞれの立場で責任範囲が明確化された海外企業では、そもそも商談全体の議事録を残す必要性がないのかもしれません。
商談中に購買責任者が、価格の話だけに反応し、サッと自分のノートにメモを書くのを見ると、『仕様が変われば価格や納期が変わるってことも言いましたが、それも書いてますか？』って言いたくなります。
かと言って、会議が終わった後、あなたのメモの内容が心配なので見せてくださいなんて言えません。
後からトラブルを起こさないためには、やはり自分で議事録を残すことが一番です。
議事録は体裁なんかどうでもいいんです！内容が大切！
議事録の事を英語で、MEETING MINUTESと言います。MINUTEには、時間の単位『分』の意味がありますが、WAIT A MINUTE ! （ちょっと待って！）という使われ方で、『チョット』という意味もあります。つまり、MEETING MINUTESは、ちょっとした覚え書、つまり忘備録なんです。
だから、時間をかけて書く必要はありません。会議室にホワイトボートがあれば、それを使います。なければ、自分の手帳やノートにメモしたり、場合によっては配布資料の裏に書くだけでも良いです。
大事なのことは、以下だけです。
時間の限られたなかで議事録を残すテクニック
ステップ１：
まず、会議がスタートしたら、ホワイトボードを探します。見つけたら、これ使えますかといって、自分のモノにします(笑）そして、ささっと、MEETING MINUTES ｘ月ｘ日と記載します。時間があれば出席者の名前を右端に書きます。
ステップ２：
会議が始まり、合意ができた決定事項のみを都度、メモ代わりに、ホワイトボードに記入をします。体裁を気にせず、決まったことを箇条書きにどんどん記入していきます。
※ポイント：決まらなかった事（残件や検討事項、今後のスケジュールなど）は、いったんノートや別の紙に走り書きしておくと、まとめやすくなります。
ステップ３：
話し合う項目が出尽くしたら、決まらなかった事（残件や検討事項、今後のスケジュールなど）をホワイトボードに追記します。
最終的には、下記項目が残せていればOKです。
♦取り決めた事
♦決まらなかった事
♦日程
ステップ４：
会議出席者に記載内容を確認。OKであれば、ホワイトボートを印刷。印刷できなければアイフォンなどで撮影して出席者に別途メールで送ります。
まとめ：海外で議事録を作るメリット
言葉の違う海外とのビジネスでは、言った言わないのトラブル処理は大変です。議事録があるからといって、常にこちらの言い分が通るわけではありませんが、間違いなく話し合いの根拠になります。また、追加要求が出てきた時は、議事録をもとに値上交渉することも可能です。
日本人は、ついつい真面目に議事録を書いてしまいますが、あまり気取らず、手短で簡潔なメモで良いので記録を残す習慣をつけると、トラブルが少なくなります。
私自身、議事録を残すようになって言った言わないのトラブルはなくなりました。
是非、お試しください。